未経験から事務職に挑戦！必要なパソコンスキルと学習方法を解説
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「事務職に就きたいけれど、パソコンスキルに自信がない……」
そんな不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。
事務職はデスクワークが中心の職種であるため、基本的なパソコン操作は必須です。
しかし、安心してください。
未経験からでもスキルを習得すれば、事務職としてキャリアをスタートさせることができます！
この記事では、事務職に求められる基本的なパソコンスキルやその習得方法、学習を継続するコツ、さらに役立つ資格についてを詳しく解説します。
ぜひ事務職デビューへの参考にしてください。
未経験から事務職はできる？
経験がないと事務職として働くことは難しいとお考えの方もいるかもしれません。
しかし、実際には未経験歓迎の事務職求人は多数存在します。
事務職で重視されるのは、正確さ・丁寧さ・基本的なパソコン操作ができることです。
Excelでの簡単な表作成やWordでの文書入力・編集ができれば、応募可能な企業も多くあります。
未経験歓迎の事務職求人は増加傾向にあり、社会人デビューやキャリアチェンジにも最適です。
事務職で求められる基本的なパソコンスキル
事務職で求められるパソコンスキルとは、具体的にどのような内容なのでしょうか。
ここでは、必須となる代表的なスキルを解説します。
タイピングスキル
タイピングとは、キーボードを使って文字を打ち込むスキルのことです。
事務職では日常的にデータ入力やメール作成を行うため、タイピングの速さと正確さが求められます。
事務職で求められるタイピングスキルの目安は以下の通りです。
| タッチタイピング | ・キーボードを見ずに入力できる ・1分間に日本語100～120文字程度入力できる → 確認方法：イータイピング（https://www.e-typing.ne.jp/）で「C−～B＋」の範囲 |
| 正確さ | ・誤字脱字が少なく、修正が最小限で済む ・文字入力のテストで事務職レベルの正答率を目指す |
ショートカットキーの基礎スキルを覚える
パソコン操作を効率化するためには、ショートカットキーの理解も大切です。
以下はよく使われる基本のショートカットキーの例です。
| ショートカットキー | 作業内容 |
|---|---|
| Ctrl + C | 選択した文字や画像をコピーする |
| Ctrl + X | 選択した文字や画像を切り取る |
| Ctrl + V | コピーや切り取りしたものを貼り付ける |
| Ctrl + A | 全ての範囲を選択する |
| Ctrl + F | 検索窓を開く |
| Ctrl + S | 作業中のファイルやページを保存する |
| Ctrl + P | 印刷ページを開く |
| Ctrl + Z | ひとつ前の操作を元に戻す |
| Ctrl + Y | 元に戻した操作をやり直す |
| Ctrl + W | 開いているファイルやタブを閉じる |
Wordスキル：文書作成や社内資料の作り方
Wordは、社内資料や契約書、案内文など、さまざまな文書や書類を作成するためのソフトです。
事務職では日常的に使用され、基本的な業務ツールのひとつといえます。
文字の入力だけでなく、体裁の調整、表の挿入、印刷設定など、文書を「読みやすく、整った形」にするための機能がそろっていることが特徴です。
事務職で求められるWordスキルの目安は以下の通りです。
| スキル | 具体的な目安 |
|---|---|
| 文書作成 | ・案内文や報告書などのビジネス文書を作成できる ・誤字脱字が少なく、整った文章を書ける |
| 体裁整え | ・文字装飾や段落調整で読みやすい資料にできる ・箇条書きや番号リストを適切に使える |
| 表作成 | ・簡単な表を作り、セル結合や罫線調整ができる ・色付けをして見やすく整えられる |
Excelスキル：表計算・基本的な関数の使い方
Excelは、売上や勤怠の管理、リスト作成など、さまざまな表計算やデータ処理に活用されるソフトです。
顧客情報や在庫データの入力、売上集計による営業支援、帳票の管理、日々の経費記録など、多岐にわたる業務で役立ちます。
大量のデータを効率的に扱うことができるため、作業のスピードと正確さを高めることが可能です。
事務職で求められるExcelスキルの目安は以下の通りです。
| スキル | 具体的な目安 |
|---|---|
| データ入力 | ・表形式や数字で文字列を整列できる ・オートフィルを使って効率的に入力できる |
| 基本関数 | ・SUM（合計）、AVERAGE（平均）、IFなどを使える ・関数を使って簡単な集計ができる |
| グラフ作成 | ・棒グラフや円グラフを作り、資料に活用できる ・データの傾向を視覚的に示せる |
【番外編】事務職で使用する連絡ツールの使い方と必要なスキル
近年のオフィスワークでは、多様な連絡ツールが活用されるようになりました。
ここでは、実際にどのようなツールが使われているのかを社内と社外に分けてご紹介します。
社内編：チャット・情報共有ツールの使い方
最近では、メールだけでなくチャット形式の連絡ツールもよく使われています。
業務のやり取りやファイル共有などをスムーズに行えることが特徴です。
◆よく使われるツールの例
・Microsoft Teams
・Chatwork
・Slack
これらのツールでは、メッセージの送受信に加えて、資料の添付や会議の予定調整も可能です。
スタンプで反応したり、既読がついたりと、メールよりスピーディーにやり取りできることが魅力です。
主に行う操作は以下の通りです。
| チャット送信 | ・短くまとめたメッセージが送信できる ・敬語を用いた基本的なビジネスマナーを守れる |
| ファイル共有 | ・資料や画像を添付して共有できる ・送受信した資料をフォルダ整理し、必要なファイルを効率的に検索できる |
社外編：メールツールの使い方
事務職では、社外の取引先や顧客とやり取りを行う機会も多く、メールツールの基本操作は欠かせないスキルの一つです。
◆よく使われるツールの例
・Outlook（アウトルック）
・Gmail（ジーメール）
これらは、単なるメール送受信のツールではなく、スケジュール管理や連絡帳の管理、タスク共有なども一括で行える業務支援ツールです。
企業によってどちらを使っているかは異なりますが、基本的な操作は共通している部分も多く、どちらにも慣れておくと安心です。
主に行う操作は以下の通りです。
| メール作成 | ・件名、宛先、本文の基本構成を理解して送信できる ・ビジネスメールに必要な敬語、定型文が使える |
| 添付・署名 | ・ファイルを正しく添付できる ・署名を設定して自動で挿入できる |
| フォルダ整理 | ・受信メールをフォルダ分けして管理できる ・検索機能で必要なメールを素早く探せる |
事務職のパソコンスキル習得方法とステップ
事務職に就くためには、パソコンスキルの習得が欠かせません。
特に、WordやExcelといった基本的なソフトは日々の業務で頻繁に使用されるため、操作に慣れておくことが大切です。
正社員を目指す際は、「未経験だが基本的なスキルは習得済み」と示せることで大きな強みとなります。
ここでは、独学とスクール・講座、それぞれの学習方法とステップを解説します。
独学で進める場合
独学の魅力は、費用を抑えながら自分のペースで学べる点です。
市販の入門書や解説サイト、YouTubeの解説動画などを活用すれば、効率的にWordやExcelの基本を学ぶことができます。
独学で進める際に特に重要なのは、「実際に手を動かしながら学ぶことが一番効果的である」という点です。
知識をインプットするだけでなく、自ら操作しながら覚えることで、実務でもすぐに応用できる力が身につきます。
【独学での学習ステップ】
1.タイピングやファイル保存など、パソコンの基本操作を習得する
2.入門書や解説サイトでWord・Excelの基礎を学ぶ
3.YouTube動画で操作手順を確認する
4.学んだ内容を活かし、簡単な文書や表を作成する
スクール・講座を利用する場合
体系的かつ効率的にスキルを身につけたい方には、パソコンスクールやオンライン講座の利用がおすすめです。
カリキュラムに沿って基礎から応用まで学習できるため、未経験でも安心して取り組めます。
さらに、課題演習や模擬問題を通じて実務を意識した練習ができるほか、修了後にMOS（Microsoft Office Specialist）などの資格に挑戦できる点も大きなメリットです。
資格を取得すれば、正社員採用を目指す際のアピール材料としても有効です。
【スクール・講座での学習ステップ】
1.パソコンスクールやオンライン講座に申し込む
2.カリキュラムに沿ってWord・Excelの基礎を学ぶ
3.課題や模擬問題で実務に近い練習をする
4.MOSなど資格試験に挑戦してスキルを証明する
学習を継続するためのコツ
パソコンスキルの習得には、短期間で一気に覚えるよりも、継続して学習を積み重ねることが大切です。
特に未経験から事務職を目指す方にとっては、日々の努力が自信につながります。
ここでは、学習を無理なく継続するためのコツをご紹介します。
毎日10～15分勉強の習慣をつける
長時間机に向かわなくても、毎日10〜15分の学習を習慣にすることで確実に知識が定着します。
出勤前や就寝前など、自分の生活リズムに合わせて少しずつ取り組むことが継続のポイントです。
達成感が得られる課題設定をする
「Wordで簡単な文書を1ページ作る」や「Excelで表に計算式を入れる」といった小さな課題を設定すると、達成感を得やすくなります。
目に見える成果があることで、学習へのモチベーションを維持しやすくなります。
記録を付け進捗状況が分かるようにする
学習内容をノートやアプリに記録し、進捗を振り返る習慣を持つと、学習の継続意欲が高まります。
習得したことを客観的に確認できれば自信につながり、さらなるスキルアップへの意欲も高まります。
事務職への就職に役立つ資格
事務職を目指す方にとって、取得しておくと役立つ資格がいくつかあります。
そこで、特におすすめの資格を2つご紹介します。
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
MOS（Microsoft Office Specialist）は、WordやExcel、PowerPointといったMicrosoft Office製品をどの程度正しく活用できるかを示す、世界共通の資格です。
実際のソフトを操作しながら出題に取り組む実技試験であるため、合格すれば「すぐに実務で活かせる操作スキルを持っている」ことを客観的に証明できます。
事務職では、請求書や報告書の作成、データの集計や分析、社内外へのプレゼン資料作成など、Officeソフトを使う場面が非常に多いです。
そのため、多くの企業でMOSを評価対象としており、求人票に「資格取得者歓迎」と記載されるケースも少なくありません。
また、試験は全国のテストセンターに加えてオンライン受験にも対応しており、自宅で受験した場合でも終了直後に合否を確認できます。
学習の成果をすぐに形にできる資格であり、特にブランクから復職を目指す方や、早めに履歴書へ記載できる資格が欲しい方に適しています。
日商PC検定
日商PC検定は、日本商工会議所が実施している資格で、ビジネスシーンで欠かせないパソコン活用スキルをしっかり学び、その能力を証明することができます。
試験は「文書作成」「データ活用」「プレゼン資料作成」といった分野に分かれており、Word・Excel・PowerPointを使った実践的な操作力を身につけることが可能です。
この資格の特徴は、単なるソフト操作にとどまらず、「いかに業務の効率を高めるか」という観点から実力を測る点にあります。
データの分析から報告資料の作成までを一連の流れで習得できるため、取得者は即戦力として評価されやすいでしょう。
受験は全国の商工会議所や認定校で実施されており、インターネットから簡単に申し込みができます。
特に3級は合格率が比較的高く、未経験の方にとって事務職を目指す第一歩として取り組みやすいレベルとなっています。
まとめ｜未経験でもスキル習得して事務職に挑戦できる！
事務職は、パソコンを使った文書作成やデータ処理などが中心となるため、未経験であっても必要なスキルを計画的に学べば十分に挑戦できる職種です。
特に、MOSや日商PC検定といった資格を取得すれば、自分のスキルを客観的に証明でき、採用担当者に好印象を与えやすくなります。
資格取得で基礎を固めることは大切ですが、就職・転職活動を成功させるためには、面接での受け答えや志望動機の伝え方も欠かせません。
以下の記事では、事務職の面接に受かるコツやよくある質問などについて解説しています。
ぜひこちらも参考にしてみてください。
https://baitona-joshi.jp/column/article-72/
資格の学習と並行して面接対策も進めることで、未経験でも自信を持って事務職に挑戦できます。
ぜひあなたの新しいキャリアの第一歩にお役立てください。
